Пришла студия на две площадки. Проблема звучала как «нестабильный доход», но за этим стояло другое.
Что было
Заказы принимали по переписке. Клиент писал, ему называли время, он соглашался. Дальше начиналось самое интересное: на те же залы приходили несколько фотографов, потому что никто не сверял календарь площадки.
Переносы стали нормой. Съёмку сдвинули — зал простоял. В другой раз зал занят, а фотограф с клиентом стоит в коридоре и ждёт. Администратор держала все договорённости в голове и в телефоне, и когда она уходила на два дня, работа вставала.
Что мы нашли, когда посчитали
Собрали расписание за квартал. Выяснилось, что почти треть залов простаивала в те часы, когда их можно было занять, — не потому что не было заказов, а потому что не было видно свободного времени.
Отдельно всплыла предоплата. Её брали «когда как»: кто-то вносил, кто-то нет. И неявка без денег составляла ощутимую часть выручки — человек просто не приезжал, а зал стоял ждать.
Что мы сделали
Развели залы и время в одно расписание, где видно, что занято, кем и на сколько. Заявка больше не может лечь на чужое время — система просто не даст. Предоплату сделали обязательной и понятной: клиент видит, сколько остаётся внести и когда.
Добавили короткое напоминание перед съёмкой. Залы перестали держать «на всякий случай», освободилось время под новые заказы.
Что получили
Загрузка площадок выросла примерно на четверть в те же часы. Переносов стало в разы меньше, а спорных ситуаций в коридоре — ни одной. Администратор ушла в отпуск, и это перестало быть событием.
Если у вас несколько залов, кабинетов или смен и они постоянно пересекаются — это решается в одну неделю, приходите.