Небольшое производство мебели на заказ пришло с жалобой, которая повторялась из месяца в месяц: «Мы срываем сроки. Клиенты ругаются, часть уходит. Понимаю, что дело в организации, но где именно — не вижу».
Мы прошли по заказу от звонка до установки и нашли два места, где сроки умирали.
Первое место: замер
Замерщик ездил на объект с блокнотом, записывал размеры, потом возвращался в цех и отдавал записи конструктору. Между этими двумя точками проходило от нескольких часов до двух дней.
В записях были ошибки: не всегда понятно, к какой стене относится размер, что входит в нишу, где проходит вентиляция. Конструктор звонил замерщику уточнить, замерщик не всегда помнил.
Это давало задержку до трёх дней ещё до того, как заказ попал в производство.
Второе место: согласование
Эскиз отдавали клиенту на согласование, и начинались правки. Обычно две-три. Каждая — это новый круг: клиент пишет, менеджер передаёт, конструктор правит, эскиз снова уходит клиенту.
Правки по мелочам копились и незаметно съедали по неделе на заказ.
Что сделали
Первое: замер оцифровали. Прямо на объекте, с телефона, с обязательными полями и фотографиями. Что не заполнено — замер не закрывается. Конструктор получает данные сразу, в тот же момент.
Второе: чётко развели, что фиксируется на замере, а что меняется на этапе согласования. Размеры и узлы — только из замера, никто не правит их задним числом без повторного выезда.
Третье: правки в эскизе ограничили: клиенту дают понятный список того, что можно изменить, а что повлияет на стоимость и срок.
Четвёртое: сделали видимыми сроки. У каждого заказа — этапы с датами и ответственным. Если этап просрочен, это видно сразу, а не только клиенту в момент звонка.
Что получилось
За следующий квартал сроки сорвались дважды вместо одиннадцати. Замер перестал быть потерянным днём: данные приходят в цех в тот же час.
Владелец отдельно отметил: конструктор стал успевать больше, потому что исчезли звонки и уточнения по чужим записям.
Что здесь важно
Сорванный срок почти никогда не случается на производстве. Он складывается из мелких задержек до и после: как передали данные, как согласовали правки, как напомнили себе и клиенту.
Проверить у себя можно так: возьмите последний заказ и распишите его по дням от первого обращения до установки. Там, где стоят фразы «ждали», «уточняли», «передавали», и находятся ваши потери.
Мы настраиваем такие этапы для производств и подрядчиков: замер, согласование, сроки, напоминания. Напишите, и мы распишем ваш процесс по дням.